Unter Datenbasierten Kostensenkungsprogrammen versteht man systematische Programme zur Senkung von Kosten im Einkauf, die auf der Analyse umfangreicher Datenbestände basieren und sich auf spezifische Warengruppen konzentrieren. Diese Programme nutzen vorhandene Daten und Tools, um Kostensenkungspotenziale in frühen Phasen zu erkennen und zu nutzen. Da Verhandlungen allein oft nicht mehr ausreichen, stehen fundierte Datenanalysen zunehmend im Vordergrund. Einkaufsdaten und Artikelmerkmale werden in Softwareprogramme eingespeist und kategorisiert, um Warengruppen präzise zu klassifizieren und Kosten durch gezielte Maßnahmen innerhalb dieser Gruppen zu reduzieren.

Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung datenbasierter Kostensenkungsprogramme ist die Klassifizierung neuer Teile nach bestimmten Merkmalen, die aus ERP-Systemen extrahiert werden. Dafür ist eine sorgfältige Schulung aller Beteiligten notwendig, da die richtige Zuordnung zu Warengruppen die Voraussetzung für belastbare Datenanalysen schafft. Ein Know-how-Aufbau im Umgang mit Klassifikationssystemen ist entscheidend, um eine konsistente und genaue Strukturierung der Teile zu gewährleisten, was zudem andere Abteilungen wie Forschung und Entwicklung entlastet.

Ein weiterer zentraler Aspekt besteht darin, Mitarbeiter für datenbasierte Programme zu gewinnen und einzubinden, da solche Systeme häufig hohe Investitionskosten verursachen und ihre Effektivität durch die Akzeptanz im Team beeinflusst wird. Business-Intelligence-Tools ermöglichen dabei die Analyse von Warengruppen und unterstützen durch Preisvergleiche und -checks. Um die Klassifizierung effizient zu automatisieren, wird zunehmend auf Künstliche Intelligenz (KI) gesetzt, welche die Prozesse unterstützt, indem sie Klassifikationssysteme kontinuierlich optimiert und an neue Anforderungen anpasst.

Schulungen und Trainings im Umgang mit den entsprechenden Softwaretools sollten obligatorisch sein, um die nötigen Kompetenzen zur Nutzung und Akzeptanz der Tools im Team aufzubauen. Die Kosten für diese Programme und die Datenpflege sind in der Regel hoch, weshalb eine strategische Einführung und Investitionsplanung notwendig sind.